Cosa rivelano sulle vostre qualità di manager i messaggi di posta elettronica che inviate? Molto, afferma David A. Owens, professore di management presso la Owen School of Management della Vanderbilt University. Secondo Owens, sono una finestra aperta sul vostro rango all'interno dell'organizzazione, sulle abitudini lavorative, sul livello di stress, e persino sulla vostra personalità.Owens è un guru dell'analisi dei comportamenti aziendali che, a partire da un anonimo messaggio di posta elettronica, è in grado di determinare la posizione e il grado di anzianità del mittente all'interno dell'azienda.
I messaggi di posta elettronica dei manager di alto livello sono caratterizzati da un grado di formalità, un tono e una carenza di dettagli che sono meno evidenti nei messaggi dei manager di livello medio e basso.
Commenti poco spiritosi, smile e barzellette sono tipici dei messaggi dei manager di basso livello, la cui corrispondenza è meno formale e prevalentemente incentrata sulle attività.
La posta elettronica è un importante mezzo di comunicazione per i manager, ma affinché sia efficace è importante che sia usata con oculatezza.
Di seguito sono riportati 10 suggerimenti per un utilizzo e una gestione ottimali dei messaggi di posta elettronica:
1. La posta elettronica è un mezzo di comunicazione, ma non l'unico.
I messaggi di posta elettronica sono rapidi e pratici, documentano le discussioni e possono essere inviati in qualsiasi parte del mondo con un semplice clic. Lo svantaggio è che la posta elettronica può indurre i manager a pensare di poter gestire gruppi costituiti da molte persone attraverso regolari messaggi di gruppo.
Utilizzate la posta elettronica con oculatezza e non utilizzatela per la gestione della vostra azienda. Non raggiungerete tutte le persone che desiderate e non farete sentire la vostra presenza.
2. I messaggi devono essere concisi, e i temi di messaggi non devono protrarsi alle calende greche.
I messaggi il cui testo va oltre la dimensione dello schermo passano spesso in secondo piano e la loro lettura viene rimandata a fine giornata o al mattino seguente. È importante inoltre capire quando è giunto il momento di abbandonare la tastiera e affidarsi al telefono o andare a parlare di persona con l'interessato. È facile raggiungere il punto in cui un ulteriore messaggio di posta elettronica rappresenta uno spreco di tempo.
3. I messaggi devono essere chiari. Comunicate chiaramente il vostro messaggio.
L'oggetto deve essere chiaro e suscitare attenzione (e siate disposti a cambiarlo se l'oggetto del tema di messaggi cambia). È importante avere ben chiaro chi includere nel campo "A:" e chi nel campo "Cc:". Le priorità e le azioni da intraprendere devono essere espresse chiaramente, magari sotto forma di elenchi puntati, includete un pulsante di risposta o un altro tipo di meccanismo se volete sapere se tutti i destinatari hanno letto e capito il messaggio.
4. Incoraggiate le persone a rispondere con domande.
È come lasciare aperta la porta del vostro ufficio.
5. Risparmiate la collera per gli incontri a tu per tu.
Messaggi "adirati", astiosi o con commenti critici spesso si rivelano un'arma a doppio taglio, i messaggi troppo succinti, in quanto non accompagnati dall'espressione del volto o dal linguaggio del corpo del mittente, spesso risultano più bruschi di quanto si pensi. È più facile controllare i messaggi, e le emozioni, quando li si comunica di persona o per telefono.
6. Utilizzate commenti scherzosi, ma riducete al minimo l'uso di emoticon, smile e barzellette.
Gli smile consentono al destinatario di capire quando si sta scherzando, ma troppi messaggi scherzosi potrebbero rendere vani i vostri tentativi di scrivere messaggi seri.
E le barzellette? in alcune aziende sono proibite, inviatele o inoltratele a vostro rischio e pericolo, hanno più spesso un esito negativo che positivo, ma a tutti giova una risata ogni tanto, anche in questo caso, l'invio di troppe barzellette potrebbe rendere vani i vostri tentativi di inviare messaggi seri.
7. Impostate un intervallo di 5 minuti tra l'istante dell'invio e il momento in cui il messaggio viene effettivamente recapitato.
L'importanza di poter leggere BENE i messaggi prima che vengano effettivamente recapitati ai destinatari insomma bisogna lasciar passare 5 minuti che non guasta.
Se siete arrabbiati mentre vi accingete a scrivere il messaggio, alzatevi e fate una passeggiata o qualcos'altro prima di redigere il messaggio.
8. Organizzate la vostra giornata in modo da poter rispondere ai messaggi, o fatevi aiutare.
Cercate di ritagliare un momento nella vostra giornata lavorativa per rispondere ai messaggi, oppure delegate parte delle vostre responsabilità.
Quando è troppo tardi per rispondere a un messaggio? Mai, assicuratevi però di avere una spiegazione valida.
9. Se non sapete scrivere messaggi efficaci, frequentate un corso.
Fatevi aiutare dalla vostra segretaria o da un dipendente, la posta elettronica riveste un ruolo importante nella comunicazione con dipendenti, partner e altre persone, impossibile evitarla. Ricordate però che i lavoratori remoti e altre persone che non vi vedono regolarmente vi giudicano in buona parte sulla base dei vostri messaggi di posta elettronica.
10. Utilizzate il controllo ortografico e un thesaurus.
Al bando errori di ortografia e frasi contorte, vi fanno fare cattiva figura, ed evitate i luoghi comuni.
