Come inviare e ricevere fax tramite Word con XP

Nonostante ci siano molte possibilità per inviare un documento, attualmente ci sono molti utenti che usano il fax per inviare un fac-simile e con questa guida vi spiegherò come inviare via fax un documento Word tramite XP.

Mandare un fax dal computer con Windows 2000 o Windows XP è possibile, senza software di terze parti, questi, infatti, sono stati sostituiti da una stampante fax virtuale che invia il documento direttamente al modem.
Non è necessario essere collegati ad internet per spedire fax tramite computer: il fax è una telefonata e come tale utilizza la linea telefonica, quindi che il computer sia collegato ad internet o meno non ha alcuna influenza sulla riuscita dell'inoltro o della ricezione di un fax.

Con Windows XP il servizio di fax non è installato dal sistema operativo di default, ma è integrato in esso, è necessario, quindi, procedere manualmente alla sua installazione.

E' possibile installare il servizio fax da qualunque programma col menù Stampa, aprite il programma Word e seguite questi passi:

- menù File;
- Stampa;
- nel campo Nome stampante selezionare la voce Fax;
- un clic su OK per aprire la Configurazione guidata Fax;
- un clic su Avanti;
- nella finestra Informazioni mittente, inserire le informazioni necessarie;
- un clic su Avanti in tutte le finestre successive finché appare il pulsante Fine.

La Configurazione guidata Fax è completata.

Compilato un documento con Word o l'immagine da inviare via fax, lo si fa precedere da una pagina di presentazione, il frontespizio del fax, che contiene le informazioni essenziali sul mittente e sul contenuto delle pagine successive.
Per far questo si può anche usare la funzionalità apposita di Windows XP cioè la console servizio fax che permette di creare più di una pagina di frontespizio e memorizzarla nel database del software per il fax, così, ogni volta che si invia un fax allo stesso destinatario non sarà necessario inserire di nuovo le informazioni standard, come nome e cognome, indirizzo e numero di fax.

Per aprire la console servizio fax che riepiloga il traffico dei fax inviati e ricevuti seguite questi punti:

- menu Start;
- Pannello di controllo;
- scegliere la categoria Stampanti;
- selezionare Stampanti e fax;
- doppio clic sull'icona fax.

Mentre per creare un frontespizio personalizzato da utilizzare come pagina iniziale di tutti i fax, fate così:

- menu Strumenti;
- Frontespizi personali della console;
- Nuovo.

A differenza dei fax tradizionali, l'invio tramite PC non permette di ottenere la ricevuta dell'avvenuto invio del fax. Per assicurarsi il ricevimento da parte del destinatario, è possibile aprire la Console e verificare che si trovi nella cartella Fax inviati. Per evitare possibili contestazioni si può stampare il documento inviato accompagnato eventualmente dai dati dell'invio.

Solitamente la stampante fax è installata col sistema operativo, se ciò non dovesse essere bisogna installarla tenendo a poratata di mano il CD di Windows:

- menu Start,
- Pannello di Controllo,
- Installazione Applicazioni;
- selezionare il comando Installazione componenti di Windows;
- trovare la voce Servizi Fax e spuntare la casella;
- invio;

e oplà verrà installata la stampante.

Se la linea è occupata il processo automaticamente ritenta dopo 10 minuti. E' anche possibile modificare queste impostazioni in modo da ritentare dopo due o tre minuti.

Per ricevere un fax:

- andare sull'elenco delle stampanti;
- doppio click sulla stampante Fax;
- appare la console Servizio Fax;
- menu Strumenti;
- Configura fax;

- appare un Wizard che permette di impostare se vogliamo abilitare il fax in ricezione, dopo quanti squilli deve rispondere,cosa deve farne dei fax che arrivano, ovvero stamparli su un'altra stampante o salvare il documento (l'immagine del documento) in una determinata cartella.

E' possibile ricevere fax in una casella di posta elettronica. Se si ricevono solo pochi fax, è possibile fruire di un servizio gratuito di un sito italiano: Freefax.it; che all'atto della registrazione, anch'essa gratuita, associa un numero di telefono personale, con prefisso a scelta, al quale ricevere tre fax al mese. Questo numero di telefono diventa personale ed abbinato unicamente ad una casella di posta elettronica personale, i fax pervenuti a questo numero vengono dirottati direttamente nella casella di posta elettronica come allegati in formato TIF.